Hareketlilik süreci

1. YÖK tarafından onaylı Eşleştirme listesinin ilanından sonra UİB karşı kurumlara öğrencilerin seçildiğini ifade eden “aday gösterme (nomination)” bildirimlerini e-posta ile gönderir. Hemen ardından öğrencilerin, ilgili kurumların başvuru tarihlerini göz önünde bulundurarak başvurularını yapmaları gerekmektedir. Başvuru için eşleşilen kurumun web sayfasında son başvuru tarihi, dersler, akademik takvim ve başvuru formu gibi belgeler incelenmelidir.

2. “Aday gösterme (nomination)” e-postasında öğrenciler değişim görmeye hak kazandıkları kurumun iletişim bilgilerini görebilir. Öğrenci Karşı Kurumla irtibata geçer ve başvuru için gerekli evrakları hazırlayıp karşı kuruma e-posta yoluyla gönderir.

3. Öğrencinin Karşı Kuruma göndereceği en önemli evraklardan bir tanesi Öğrenim Protokolüdür (Learning Protocol) (bkz.: Adım Adım LP hazırlama). Bölüm Koordinatöründen yardım alınarak hazırlanan Öğrenim Protokolü Bölüm Koordinatörü ve/veya yardımcısı tarafından imzalandıktan sonra UİB’ye imzalanmak üzere teslim edilir. Bırakılan tüm belgeler 3 gün sonra görüşme saatinde öğrencilere teslim edilir. Bu noktadan sonra öğrencinin yapması gereken iki işlem vardır. Bunlar;

- Söz konusu belgelerin taranmış halleri e-posta yoluyla ilgili kuruma öğrenci tarafından gönderilmelidir. Karşı kurum tarafından istenmesi durumunda orijinaller posta yoluyla da gönderilmelidir.

- Öğrenim anlaşmasının bir kopyası (kabul mektubu geldikten sonra ilgili anlaşma için Fakülte Yönetim Kurulu Kararı alınması maksadıyla) Bölüm Koordinatörüne ve/veya Yardımcısına bırakılmalıdır.

Dikkat! Öğrenim anlaşmasının karşı kurumdan imzalı ve kaşe ya da mühürlü nüshası Birimimize posta ve/veya e-posta ile ulaştırılmadan ve Fakülte Yönetim Kurulu Kararı gelmeden öğrencinin bursu hesabına aktarılmaz.

4. Öğrenim tarihlerini kapsayan ve vize almaya uygun bir pasaportu olmayan 24 yaş ve üzerindeki öğrenciler, Uluslararası ilişkiler Biriminden pasaport harç muafiyet yazısı talebinde bulunabilir. Oryantasyon oturumlarında talepler toplanacağı gibi öğrencilerin şahsen Birime gelerek talepte bulunmaları da mümkündür. Bu yazıyı teslim aldıktan sonra öğrenci tarafından Vergi Dairesi Başkanlığı’na giderek başvuru yapılır. Vergi Dairesi Başkanlığı’ndan alınan harç muafiyet yazısı ile Pasaport şubeye başvurarak harçsız olarak pasaport alınır. Bilgi için lütfen inceleyiniz: http://www.eskisehir.pol.tr/Sayfalar/pasaport_umuma_mahsus.aspx

5. Öğrenci belgelerini gönderdikten sonra Kabul mektubu karşı kurum tarafından öğrenciye ya da UİB’ye gönderilebilir. UİB’ye ulaşması halinde öğrenci e-posta yoluyla bilgilendirilir.

6. Kabul Mektubu geldikten sonra öğrencinin yapması gerekenler aşağıdaki gibidir:

- Öğrenci Bölüm Koordinatörü ve/veya Yardımcısına kabul mektubunun ve LP’sının bir kopyasını teslim etmelidir. Böylelikle öğrencinin öğrenim anlaşmasına ilişkin Fakülte Yönetim Kurulu Kararı alınması süreci başlatılır. Karar alındıktan sonra Birim Yönetim Kurulu Kararını Rektörlüğe ve UİB’ye gönderir.

- Hareketlilik dönemine ait belgeler UİB’ye teslim edilmeli ve vize mektubu alınmalıdır. Bunun için aşağıdaki belgeler öğrenci tarafından hazırlanarak UİB’ye teslim edilir. Söz konusu belgeler bir Mevlana öğrencisinin mutlaka dosyasında bulunması gereken belgelerdir. Öğrenci vize almak durumunda olmasa dahi bu belgeleri Birimimize teslim etmekle yükümlüdür. Bu belgeler tamamlanmadan hibe ödemesi yapılamaz.

7. Öğrencinin dosyasında olması gereken belgeler aşağıdaki gibidir:

- Aday Öğrenci Başvuru Formu

- Öğrenci Başvuru Formu

- Öğrenci Bilgi Formu

- Öğrenci Beyannamesi

- Öğrenci Yükümlülük Sözleşmesi (2 nüsha hazırlanmalıdır)

- Öğrenim Protokolü (Öğrenci gitmeden önce Öğrenim Protokolü fotokopisi UİB’ye bırakır ve aslını Karşı Kuruma imzalatmak üzere yanında götürür. Karşı Kurum imzaladıktan ve ihtiyaç olması halinde gerekli, ekle-sil yapıldıktan sonra Öğrenim Protokolünün ilk önce taranmış hali daha sonra aslı postayla 30 gün içinde UİB’ye gönderilir.

- Kabul Mektubu Fotokopisi (Karşı üniversitede bulunacağınız tarihler net olarak belirtilmiş olmalıdır. Eğer kabul mektubunuzda öğrenim tarihleriniz net olarak belirtilmemişse karşı kurumdan tam bir tarih aralığı talep etmeniz ya da gideceğiniz döneme ait akademik takvimi beyan etmeniz gerekecektir.)

- Öğrenim Protokolünün onayına dair Senato/Fakülte Yönetim Kurulu Kararı (Bu belge fakülte/bölüm tarafından da UİB’ye gönderilebilmektedir. Öğrenci bu belgeyle ilgili bilgiyi bölüm koordinatöründen almalıdır.)

Dikkat! Bu belgelerin taslakları web sayfamızın Faydalı Bilgiler ve Belgeler kısmında yer almaktadır.

8. Yukarıda belirtilen belgelerin teslimini takip eden 3 gün içinde öğrenci UİB’den görüşme saatleri içinde vize mektubunu aldıktan sonra vize başvurusuna hazırlanır. Vize sürecinde ilgili konsolosluk tarafından hazırlanması talep edilen belgeler mutlaka önceden araştırılmalıdır (gerekirse hazırlanmalıdır).

9. Vize randevusu alarak vize başvurusu yaptıktan ve başvuru sonuçlandıktan sonra vize onay sayfası e-posta yoluyla UİB’ye gönderilmelidir. Hibenin yatırılabilmesi için bu belgenin öğrenci tarafından mutlaka gönderilmiş olması gerekmektedir. Öğrenci vize almayacaksa uçak biletini ve pasaportunda Türkiye’den çıkış ve/veya misafir olunacak ülkeye giriş mührünü gösteren sayfanın bir kopyasını göndermelidir.

10. Öğrencinin Anadolu Üniversitesi kayıt dönemleri içinde Mevlana hareketlilik faaliyetinden faydalanılacak dönem için boş kayıt yapılması gerekmektedir. Öğrenci varsa harcını yatırmalı ve örgün öğrenci sistemi aracılığıyla ders seçmeden kaydını yapmalıdır.

11. Misafir olunacak kuruma ulaşıldıktan sonra hareketlilik öncesi hazırlanan Öğrenim Protokolünde belirtilen derslerin açılıp açılmadığını kontrol edilmelidir. Eğer ders programında bir değişiklik yapılmak istenirse öğrenim Protokolünün değişiklik sayfası doldurulmalıdır. Öğrenim Protokolünün değişiklik sayfası mutlaka Anadolu Üniversite’sindeki Bölüm Koordinatörü ve/veya Yardımcısı ile görüşülerek hazırlanmalı, sonrasında misafir olunan üniversitede onaylatılmalıdır. Onaylatılan belge UİB’ye ilk önce e-posta daha sonra posta yolu ile ulaştırılır.

12. Ders değişiklikleri Anadolu Üniversitesi tarafından onaylanmadıkça ve ilgili Fakültenin Yönetim Kurulunca onaylanmadıkça aldığınız derslerin denkliği yapılamaz. Ders değişikliği için öğrenim başlangıç tarihinden itibaren bir ay süre tanınmaktadır.

13. Hareketlilik süresince hareketlilik sürecini etkileyebilecek her türlü durum mutlaka UİB’ye ve Bölüm Koordinatörü ve /veya Yardımcısına bildirilmelidir.

14. Mevlana Değişim Programı öğrencilere 4 ay süreyle burs ödenmesinin uygun olduğuna YÖK tarafından karar verilmiştir. Güz döneminde hareketliliğe başlayan bir öğrenci değişim süresini ancak hibesiz olarak uzatabilir.

15. Değişim sürecini hibesiz şekilde uzatmak isteyen öğrenci, bu isteğini UİB’ye beyan eder. UİB öğrenciye tüm tarafların onayını gerektiren bir dilekçe örneği iletir. Öğrencinin uzatma talebi tüm taraflardan uygun görülmesi halinde öğrenci onaylı dilekçe, Bahar dönemi kabul mektubu ve Bahar dönemi Öğrenim Protokolünü UİB’ye gönderir. Uzatma dönemi için Yönetim Kurulu Kararı alınır.

16. Tüm ülkeler için hibe bilgilerine Faydalı Bilgiler ve Belgeler sayfasından ulaşılabilir.